Notícias
| 13/07/2018 09h05 |
| Como deixar suas reuniões de trabalho mais produtivas? |
Reuniões são necessárias no dia a dia de qualquer empresa ou organização. Ainda na hora da tomada de decisões, elas são a melhor opção para que chefes e subordinados possam coordenar as ações e chegar a conclusões práticas que garantam os resultados esperados. Mas, com o decorrer do tempo, as reuniões podem se tornar chatas, cansativas e contraproducentes. Para que isso não aconteça, sugerimos seis dicas necessárias para tornar as reuniões de trabalho mais produtivas e eficazes. 1 - Comece no horário e termine no horário. Por mais simples que possa parecer iniciar no horário é o primeiro e fundamental aspecto para que uma reunião seja produtiva. Além disso o horário do término também deve ser rigorosamente respeitado. Desta forma a produtividade se torna maior e cria-se uma cultura de início e término que todos respeitem, além de facilitar a programação de participantes para compromissos posteriores. O tempo que as reuniões levam para começar e terminar influencia nas atividades programadas e na produtividade da equipe. 2 - Objetivos Claros As reuniões mais eficazes são aquelas em que os objetivos são claros. Estabelecer uma pauta e compartilhá-la antecipadamente com todos os participantes faz com que todos tenham foco e motivação para participar e alcançar a meta definida para a reunião. Ao iniciar a discussão da pauta ou de alguma ideia, pode haver um momento de colocações livres em que não haja ainda o estabelecimento sem previo julgamento ou oposição a mesma (brame stormig). 3 - Conduzir a reunião com liderança Nem sempre é fácil ser o líder que assegure e que garanta o melhor andamento de uma reunião, mas alguém deve ser responsável por executar pautas dinâmicas e produtivas. Nunca imponha suas próprias ideias, saiba escutar, compreender, tenha flexibilidade, mas não deixe que a reunião saia do seu trilho. Com delicadeza às vezes se faz necessário cortar e reconduzir quem esteja expondo suas ideias de forma prolixa ou muito extensa. 4 - Mantenha as reuniões dentro do horário de trabalho Escolher horários apropriados. Procure evitar horários próximos do almoço ou do final do expediente. A ansiedade e a própria fome que antecedem o intervalo do almoço interferem no bom andamento de uma reunião. 5- Escolher um ambiente adequado O local e ambiente da reunião são fatores determinantes para seu sucesso. O local deve ser bem iluminado. Evite reuniões em locais abertos, já que o movimento pode distrair os participantes. Além disso disponibilize agua e café para que as pessoas se sintam acolhidas, à vontade e confortáveis durante a reunião. 6 - Conclusão da reunião com resultados claros Para que não haja dúvida entre os participantes, conclua fazendo uma retrospectiva rápida e com clareza sobre tudo o que foi discutido e decidido e quais são as próximas atividades a serem cumpridas. Deixar claro quem será o responsável por executar cada tarefa decidida na reunião é fundamental. Uma das formas que evita confusões e contradições é criar uma ata da reunião e enviar a todos os participantes para eles possam consultar alguma questão, se for necessário. São dicas simples, que podem ser implantadas imediatamente e que irão trazer ótimos resultados não apenas para a produtividade das reuniões, mas para a produtividade da empresa como um todo. (Com informações do site Administradores) |
|
